M-Files révolutionne la Gestion Électronique de Documents
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M-Files révolutionne la Gestion Électronique de Documents

Index de l'article
M-Files révolutionne la Gestion Électronique de Documents
Travail Collaboratif - Workflow
Capture des informations
Gestion des Objets relatifs à votre organisation
Sécurisation et Protection de vos documents
Configuration - Administration - Maintenance
Contextes et Environnements
Modules M-Files
Intégration de Systèmes
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La solution de GED qui s'adapte à toutes les organisations m-files-secteurs

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  • PME et TPE
  • Administrations
  • Équipes et Projets
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  • Professions Juridiques
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  • BTP - Génie Civil
  • Architectes
  • Cabinets Médicaux

 

Présentation et fonctionnalités :

  • Une prise en main et une administration accessible pour tous :

M-Files est un outil qui va permettre une gestion simplifiée et centralisée des documents de votre système d'information. S'intégrant parfaitement à l'explorateur de fichiers de Windows, M-Files se concentre sur les besoins essentiels des utilisateurs. Également accessible via une interface Web, son administration intuitive vous permettra de vous focaliser sur la gestion documentaire que vous souhaitez mettre en place dans votre entreprise.

 

  • Avantages et principales fonctionnalités :

m-files-homeL'accès aux documents et leur enregistrement se fait directement depuis votre interface préférée(application Windows, Explorateur de fichiers, Bureau, Poste de Travail, Lecteur, ...), sans que vous ayez besoin de changer vos habitudes de travail. La formation sur le logiciel M-Files est par conséquent réduite, et sa prise en mains opérationnelle est rapide et peu coûteuse.

Avec M-Files, vos documents sont toujours à jour et accessibles lorsque vous en avez besoin, à tout moment et en tous lieux, même à distance ou en déplacement, grâce à ses fonctions de nomadisme et à son interface Web. Avec M-Files, vos documents représentent un réel atout pour votre organisation et cessent d'être source de soucis, de perte de temps et d'efficacité.

M-Files est disponible en neuf langues et est utilisé par plusieurs milliers de clients dans plus de trente pays.

 

Une Gestion avancée de vos Documents

M-Files vous propose une gestion avancées de vos documents en automatisant et simplifiant les opérations réalisées de manière usuelle. Ainsi, les utilisateurs peuvent se consacrer davantage aux tâches à valeur ajoutée, et votre organisation se focaliser sur ses activités essentielles, avec une information fiable et plus accessible au quotidien.

  • Nommage normalisé et automatisé des documents
  • Classement automatique et dynamique
  • Gestion des types de documents
  • Navigation aisée et personnalisable
  • Modèles de documents
  • Relations entre documents
  • Intégration avec MS-Office(Word, Excel, Outlook) et à AutoCAD
  • Gestion des Versions de Documents

 

Classement et une Recherche de vos Documents

M-Files classe automatiquement les documents en fonction des propriétés (métadonnées) que vous leur attribuez. Les vues dynamiques permettent une navigation aisée et adaptée aux besoins et préférences des utilisateurs. Les outils de recherche permettent de retrouver facilement et rapidement les documents.

  • Recherche par mots-clés
  • Recherche par contenu
  • Recherche rapide - Recherche multi-critères
  • Navigation par vues dynamiques personnalisables selon les utilisateurs
  • Indexation automatique de tous types de documents
  • Possibilité de classer les documents selon une arborescence classique

Travail Collaboratif – Workflow

M-Files permet de définir des flux de travail afin de permettre une circulation rapide et contrôlée de l'information au sein de votre organisation. M-Files s'adapte facilement aux processus et à l'organisation de votre entreprise, et permet de réduire le coût de la qualité en automatisant les processus.

  • Gestion des flux de travail
  • Notifications automatique par e-mail
  • Affectation de tâches
  • Gestion des échéances
  • Capture automatique des e-mails

Capture des informations

M-Files permet de capturer différents flux de documents entrant dans votre organisation, qu'il s'agisse de documents papiers ou de fichiers numériques. Le connecteur intégré à M-Files lui permet de s'adapter à tous types de systèmes et de traitements amonts.

  • Capture des e-mails
  • Compatibilité avec tous systèmes de numérisation : Scanners, MFP, OCR, LAD, RAD...
  • Capture des fax via les MFP équipés d'une carte fax
  • Capture des informations existantes

Gestion des Objets relatifs à votre organisation

M-Files est un logiciel très souple qui gère non seulement vos documents, mais qui peut également traiter ou afficher les autres objets pris en charge par votre organisation : clients, fournisseurs, affaires, contacts, produits......afin de modéliser une gestion commerciale par exemple.

  • Gestion des objets de tous types : Clients, Projets, Affaires, Contacts, Produits, ...
  • Connexion temps réel avec les applications externes : ERP, CRM, Gescom, GPAO...
  • Relations entre les objets et les documents.
  • Affectation de fichiers à ces objets (pièce jointe)

 


Sécurisation et Protection de vos documents

M-Files protège vos documents contre les erreurs de manipulation, contre les accès non autorisés, contre les incidents, et permet de conserver la trace des activités et des modifications par le biais d'un historique.

  • Gestion des droits, des profils et des groupes utilisateurs
  • Conservation de l'historique des modifications
  • Protection contre les conflits d'accès (check-out / check-in)
  • Authentification via M-Files ou intégrée à Windows par le biais d'Active Directory
  • Protection contre les suppressions accidentelles
  • Observateur d'événements intégré
  • Compatible avec la signature électronique

Configuration - Administration - Maintenance

M-Files inclut tous les outils nécessaires à la configuration, la maintenance et l'administration de la solution.
Il est également possible de personnaliser M-Files afin de satisfaire vos attentes spécifiques.

  • Personnalisation des applications
  • Gestion des droits et des utilisateurs
  • Sauvegardes, restaurations, migrations
  • Contrôle d'intégrité et réindexation des bases
  • Déploiement et mises à jour
  • Journal des évènements

Contextes et Environnements

M-Files repose sur une architecture permettant de répondre aux exigences des organisations opérant dans différents types d'environnements et de contextes.

 

validation Intranet Les documents sont accessibles depuis l'Explorateur de fichiers de Windows, ou bien depuis l'interface WebAccess (navigateurs IE, Mozilla, Opera, sous Windows, Linux, Mac).
   
validation Extranet Les documents sont accessibles en Extranet/VPN depuis l'Explorateur de fichiers de Windows, ou bien depuis l'interface WebAccess sécurisé sous (navigateurs IE, Mozilla, Opera, sous Windows, Linux, Mac).
   
validation Nomade Les documents sont sélectionnés afin d'être disponibles en mode hors ligne. Ils peuvent être consultés et modifiés hors connexion au réseau depuis un ordinateur portable, puis synchronisés lors de la connexion au réseau.
   
validation Multi-site Les bases M-Files peuvent être répliquées sur différents sites géographiques afin d'accélérer l'accès aux documents et rendre la collaboration globale de l'organisation moins tributaire de la lenteur de la bande passante sur Internet.
   
validation Hébergement M-Files peut être hébergé en tout lieu à votre convenance, soit sur un serveur résidant dans votre organisation, soit sur un serveur hébergé dans un DataCenter.

 

 


Modules M-Files

Plusieurs modules M-Files sont disponibles pour répondre à des besoins spécifiques.

 

validation M-Files CRM Module apportant à M-Files des fonctions davantage orientées vers la Gestion de la Relation Client.
   
validation Connecteur eCopy Module pour l'intégration de M-Files dans certaines gammes de machines multifonctions, au niveau du clavier sensitif.
   
validation WebPart SharePoint Module ajoutant des fonctions de gestion documentaire avancées à la plateforme collaborative et de gestion de contenu (ECM) Microsoft SharePoint.
   
validation Module OCR Module permettant la reconnaissance automatique de caractères (OCR) sur les images acquises, et conversion en format PDF.
   
validation Modules Inventor
et Solidworks
Modules ajoutant des fonctions M-Files intégrées aux logiciel de CAO 3D Solidworks et Autodesk Inventor.
   
validation Signature Electronique Logiciel PDF Sign&Seal apportant à M-Files de riches fonctions de signature électronique des documents au format PDF.
   
validation Connecteur GSA Connecteur permettant à Google Search Appliance d'ajouter les coffres M-Files parmi les conteneurs d'information à indexer (portail Intranet).

Intégration de Systèmes

M-Files repose sur une architecture et des technologies permettant de coopérer et de s'intégrer avec tous types de systèmes, et d'apporter aux applications de gestion des fonctions de gestion documentaire avancées.

  • Connexion dynamique avec les applications et bases externes : ERP, CRM, GPAO, Gescom...
  • Bibliothèque API .Net Framework
  • Capture des e-mails depuis les serveurs de messagerie
  • Compatibilité avec tous systèmes et traitements de numérisation amonts
  • Capture de flux depuis les serveurs de fichiers
  • WebPart SharePoint

 

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